尊敬的领导：

您好！以下是我们针对信访事项整理的汇报及答复意见书的模板格式，供您参考使用。本格式旨在规范信访处理流程，确保信息传递准确无误，提高工作效率。

一、标题部分

标题应简洁明了，直接反映文件核心内容。例如：“关于XX信访事项的汇报及答复意见书”。

二、编号与日期

在标题下方标注文件编号和成文日期，便于归档管理。如：“编号：XXX-2023-XX”、“日期：2023年XX月XX日”。

三、收件人信息

明确指出文件接收方的信息，包括单位名称或个人姓名等。例如：“致：XX单位/部门负责人”。

四、正文开头

简要概述信访事件的基本情况，包括信访人的基本信息（姓名、联系方式等）以及信访的主要诉求。

五、事件描述

详细记录信访事件的具体情况，包括时间、地点、涉及人员、发生经过等关键要素。力求客观公正，避免主观臆断。

六、调查结果

根据前期调查核实的情况，对信访事项进行分析判断，并得出结论。若存在多方责任，则需逐一说明各方的责任范围。

七、处理建议

结合调查结果提出具体的处理方案，包括但不限于调解方式、行政处罚措施或其他必要的后续行动。

八、回复内容

将上述内容整理成书面形式反馈给信访人，同时抄送相关部门备案存档。确保语言表达清晰流畅，逻辑严谨。

九、附件清单

列出所有附带材料的名称及其数量，方便查阅核对。如：“附件1：相关证据照片；附件2：当事人陈述笔录。”

十、落款签名

由经办人员签字确认，并加盖单位公章以示权威性。最后再次强调该文件的重要性，提醒相关人员及时关注并妥善处理。

以上即为信访汇报及答复意见书的标准格式，请各位同事参照执行。如有任何疑问或需要进一步指导，请随时联系我部工作人员。感谢大家的支持与配合！

此致

敬礼

XXX单位

2023年XX月XX日

注：本格式仅为参考范例，在实际应用过程中可根据具体情况进行适当调整优化。